Indicadores de calidad: Mejora contínua en el laboratorio

¿Qué son los indicadores de calidad en el laboratorio?

Los Indicadores Clave de Desempeño o KPIs (por su siglas en inglés) son herramientas cruciales para medir y evaluar el rendimiento de un laboratorio de análisis. Estos indicadores permiten monitorear la eficiencia, la calidad y la productividad de las operaciones del laboratorio, mediante métricas cuantificables, además de ayudar a identificar áreas de mejora.

Cuáles son los indicadores de calidad más importantes para un laboratorio

La definición correcta de los indicadores de rendimiento o KPIs es muy mportante para realizar mediciones y evaluaciones correctas. Un error en la definición o definir indicadores que no aporten información puede hacer que el laboratorio no sepa evaluar o corregir procedimientos incorrectos.

Dependiendo del sector es preciso ajustar los indicadores de calidad en el laboratorio clinico, los indicadores de calidad en el laboratorio veterinario o los indicadores de calidad en el laboratorio industrial.

Entre los indicadores clave de desempeño o KPIs dentro de un laboratorio, comunes para todos los sectores, podemos definir los siguientes:

Tiempo de Respuesta

Tiempo total que transcurre desde que se recibe una muestra hasta que se entrega el resultado final. Este indicador refleja la rapidez de procesamiento de las muestras manteniendo la calidad de los resultados.

Porcentaje de Muestras Rechazadas

% de muestras que son rechazadas debido a errores en alguno de los procesos: obtención, recepción, etiquetado, manipulación o calidad de la muestra. Este indicador refleja si el laboratorio tiene un control y manipulación de la muestra eficiente.

Ratio de Cumplimiento de Normativas

Cuantifica el grado en que el laboratorio cumple con los estándares y normativas, tanto internas como externas, como por ejemplo la ISO 17025, ISO 15189, ISO 9001, GMP o GLP. Este indicador refleja si se está garantizando la calidad y confiabilidad de los resultados en cumplimiento con las regulaciones internacionales.

Porcentaje de Resultados que Inclumplen las Especificaciones

% de resultados que no cumplen con los límites de calidad o especificaciones del análisis realizado en función del tipo de muestra. Este indicador mide si los análisis están siendo realizados con precisión y dentro de los estándares establecidos

Eficiencia del Uso de Equipos

Mide el tiempo en que los equipos están en uso efectivo respecto al tiempo total en que están disponibles. Este indicador permite medir la productividad al comprobar si los equipos tienen un rendimiento efectivo o están libres sin ser utilizados.

Porcentaje de No Conformidades

Mide el porcentaje de incidencias o no conformidades en cualesquiera de los procesos del laboratorio, ya sea en analítico, logística, administrativo, etc. Este indicador mide el control y cumplimiento del sistema de calidad.

Tasa de Satisfacción del Cliente

Mide el nivel de satisfacción de los clientes con los servicios del laboratorio, principalmente en lo que se refiere a la precisión, rapidez y confiabilidad de los resultados. Este indicador permite mantener la competitividad y la reputación del laboratorio

Costo por Prueba

Cálculo del costo total asociado a la realización de cada prueba o análisis en el laboratorio. Este indicador permite ajustar costos e identificar oportunidades manteniendo el compromiso de calidad.

Capacidad de Producción

Número de muestras que un laboratorio es capaz de procesar en un período determinado (día, semana, mes, año). Este indicador permite conocer si el laboratorio puede asumir más procesamiento o está operando a máxima capacidad.

Tasa de Repetibilidad de Resultados

Mide la cantidad de veces que se repete un análisis ya sea por la obtención de resultados inconsistentes o por errores en el procesamiento. Este indicador permite conocer la consistencia de los análisis y el control sobre los procesos y equipos el laboratorio.

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Beneficios de tener definidos indicadores de calidad

Los LIMS, Sistemas de Gestión de Información de Laboratorio, juegan un papel crucial en la preparación y ejecución de auditorías, en la trazabilidad de muestras y procesos, y en el manejo seguro de datos. A continuación, indicamos cómo un LIMS contribuye en estas áreas clave

Preparación y Ejecución de Auditorías

El LIMS mantiene un registro detallado de las actividades del laboratorio, permite acceder a dichos registros fácilmente e incluso permite sacar listados o informes que cumplan con los requisitos de las auditorías.

Trazabilidad de Muestras y de Procesos

Es posible rastrear las muestras durante todo su procesamiento dentro del laboratorio, recogiendo los procesos realizados y manteniendo el historial de cambios realizados.

Seguridad en el manejo de los Datos

Un LIMS implementa medidas de seguridad para el acceso a la información. Esto incluye cifrado de datos, control de acceso basado en roles y autenticación de usuarios. Los LIMS en la nube ya incluyen procedimientos de respaldo de la información, lo que es muy beneficioso porque el laboratorio ya no tiene la responsabiliad de hacerlo.

Optimización de la Calidad y Eficiencia

Mediante la automatización de procesos se reduce la carga manual de datos. Además mediante la validación de dichos datos se asegura la integridad de los mismos.

Gestión de Cumplimiento Normativo

Un LIMS asegura que toda la documentación y los registros cumplan con las normativas y estándares de cada sector. Asímsmo, facilita la ejecución de auditorías internas y externas.

Cómo ayuda un LIMS en el seguimiento de los indicadores de calidad

Un LIMS (Sistema de Gestión de Información de Laboratorio) es una herramienta clave para el seguimiento de los indicadores clave de desempeño (KPIs) en un laboratorio. Su capacidad para centralizar, automatizar y analizar datos proporciona una visión clara, precisa y objetiva del rendimiento del laboratorio, lo que facilita la toma de decisiones documentadas y la búsqueda de la mejora continua.

Recopilación y Centralización de Datos: El LIMS recupera datos de distintas fuentes de forma automática y en tiempo real. Este proceso se realiza en menor tiempo y sin los errores cometidos por los procesos manuales.

Seguimiento en Tiempo Real: Un LIMS permite el seguimiento en tiempo real de los KPIs, lo que proporciona a los directors de laboratorio una visión actualizada del rendimiento del laboratorio. Esto permite identificar rápidamente cualquier problema o tendencia y tomar medidas correctivas de inmediato.

Generación de Informes y Análisis: Un LIMS genera informes y análisis personalizados que facilitan el seguimiento y la evaluación de los indicadores. Estos informes pueden incluir gráficos, tablas y otros elementos que faciliten la comprensión de los datos.

Análisis de tendencias y mejora continua: Al almacenar grandes volúmenes de datos históricos, un LIMS permite realizar análisis de tendencias. Esto ayuda a identificar patrones a lo largo del tiempo, lo cual es esencial para la mejora continua.

Trazabilidad y Cumplimiento Normativo: Un LIMS permite integrar las normativas y procedimientos operativos estándar (SOP) del laboratorio. Esto asegura que todos los procesos se realicen de acuerdo con los estándares de calidad y que los KPIs relacionados con el cumplimiento normativo se mantengan en niveles óptimos. Además, la gestión documental ayuda a tener un registro claro de las auditorías y certificaciones de calidad, lo que facilita el cumplimiento de normativas internacionales.

Alertas y notificaciones automáticas: El LIMS permite enviar alertas automáticas cuando ciertos indicadores de calidad no se cumplen, como cuando una muestra está fuera de los parámetros establecidos o cuando los tiempos de entrega se están superando. Esto permite la corrección de cualquier problema antes de que afecte la calidad de los resultados o del servicio.

Integración con otros sistemas: Un LIMS puede integrarse con otros sistemas de gestión o de control de calidad, lo que permite centralizar toda la información relacionada con los indicadores de calidad. Esto ofrece una visión más completa y precisa del rendimiento del laboratorio y facilita la gestión integral de la calidad.

En resumen, un LIMS facilita el seguimiento de los indicadores de calidad al automatizar la recolección y análisis de datos, garantizar el cumplimiento de normativas, optimizar el uso de recursos, y proporcionar herramientas para el monitoreo en tiempo real. Esto no solo mejora la eficiencia del laboratorio, sino que también asegura que se mantengan altos estándares de calidad en todo momento.